Voor veel ondernemers is de boekhouding ‘een dingetje’. Het is tijdrovend, vaak missen ze de basiskennis én het levert niets op. Tenminste, categorie niet declarabele uren. Maar wel belangrijke uren!

Over hoe je het beste een boekhouding opzet zijn al talloze artikelen geschreven. Op het internet zijn diverse whitepapers met informatie te vinden en aan boekhouders geen gebrek. Maar wat nou als je eigenwijs bent en op geheel eigen wijze inzicht wilt krijgen in je financiële zaken?

Ik ben zo’n ondernemer. Ja ik heb een boekhouding en doe dat via Moneymonk (www.moneymonk.nl). Een programma dat het beste te gebruiken is door ondernemers in de dienstverlenende sector. Er zitten tal van mogelijkheden in, zoveel zelfs dat het verder gaat dan de kennis die ik bezit. Maar eerlijk is eerlijk, ik heb er ook een boekhouder naast.

Maar het opmaken van facturen, het boeken van inkoopfacturen, het maken van kruisposten, memoriaalboekingen, het is allemaal niet wat me heel erg interesseert. Ik was meer benieuwd naar wat ik moet verdienen om te kunnen doen wat ik wil doen. Eigenlijk was ik op zoek naar het omgekeerde van wat de boekhouder doet.

Een boekhouder kijkt naar wat er in komt en wat er uitgaat. Het simpele sommetje omzet – kosten = winst. Die winst is overigens alleen op papier. Het betreft de boekhoudkundige winst. Want meestal komt die uitkomst niet overeen met wat een ondernemer op zijn rekening heeft staan. Ik vond het maar raar.

Toen ik vroeger startte met het organiseren van mijn privéboekhouding, koos ik ervoor om meerdere rekeningen aan te maken bij mijn bank. Ik had een rekening voor inkomsten (daar kwam het salaris), een vaste lasten rekening (hier schreven alle bedrijven af voor nuts, abonnementen, autobelasting etc.) en een uitgavenrekening (daar gingen de kosten vanaf die niets met vaste lasten te maken hadden). Daarnaast had ik nog een losse spaarrekening voor zaken als vakantie, reservering kapotte wasmachine etc. Mijn omgeving verklaarde mij voor gek. Heb jij zovéél rekeningen? Waarom in godsnaam? Ik vond het prettig. Het gaf me overzicht en dus rust.

Dat deze manier van ‘boekhouden’ een ware methode bleek te zijn, wist ik toen nog niet. Zakelijk gezien blijkt dit te horen onder de methode ‘Profit First’ (www.profitfirst.nl) . Wellicht dat u er al eens over gehoord had. Ik tot voor kort nog niet.

Profit First werkt soortgelijk echter, zakelijk maken we 5 (!) lopende rekeningen aan: ontvangsten, belastingen, kosten, salaris en winst. De opzet is om – en bij de start is dat wat lastig te bepalen – elke maand, elke betaling (of twee keer per maand op een vast moment) een vast percentage van je inkomsten weg te boeken naar deze rekeningen.

Vb. Klanten betalen op de ontvangstenrekening. Je boekt eerst de btw naar de belastingrekening. Daarna boek je van elke factuur (van het bedrag excl. btw dus)

35% naar de kostenrekening

50% naar de salarisrekening

10% naar de belastingrekening

5% naar de winstrekening

Wanneer je erachter komt dat je met bovenstaande percentages niet uitkomt op de kostenrekening, dan gaat dat ten koste van je salaris of van je winst. Met andere woorden: als je teveel kosten hebt, kun je jezelf minder salaris of winst uitkeren. De enige manier om dat te voorkomen is kosten omlaag. Natuurlijk kan dat niet altijd maar wanneer je groeit en de percentages veranderen, zal je zien dat je vaak aan de kostenkant behoorlijk kunt besparen.

Het doel is om je bewust te worden van je uitgaven. En … je haalt éérst je winst uit je bedrijf wat er ook niet meer terug in mag! Profit first is een systeem waarbij de strategie is: eenmaal weg geboekt, is niet meer terug. De winst die je weg boekt is voor jou en voor jou alleen. Daar doe je iets van waar je vrolijk van wordt. Een uitje, iets lekker kopen, iets moois voor jezelf aanschaffen. Iets wat niets te maken heeft met het bedrijf. Gewoon, voor de leuk.

De rekening belastingen bestaat uit een reservering voor btw van al je facturen en een toevoeging voor de Inkomstenbelasting. De spaarrekening is je winst wat je overhoudt. Die rekening is het geld dat niet meer terug gaat naar je bedrijf. Volgens Profit First is het de beste oplossing om dit bij een andere bank onder te brengen zodat je het potje ook niet ziet. Dit vanuit het oogpunt dat je niet in de verleiding komt eraan te komen. Een soort spaarpot zonder opening aan de onderkant 😉

Maar, het is een Amerikaans systeem wat in mijn beleving toch wat richting ‘big spenders’ neigt. Als je een beetje verantwoordelijkheidsgevoel hebt financieel, kun je met bovenstaande een heel eind vooruit.

Voor mij was dit dus terug naar een oude gewoonte. Voor ‘nieuwe’ gebruikers is het soms een onbegrijpelijke stap. Overzicht is waar het om draait in je boekhouding. En winst vóóraf veilig stellen klonk mij als muziek in de oren!

 

Wil je het artikel graag delen?